Od uštede papira do revolucije u poslovanju
Vrijeme je ograničen resurs, ali odluka o tome kako ga uložiti trajno mijenja način i tijek poslovanja
Vrijeme je jedna od najkorištenijih riječi u svakodnevnom govoru:
„Nemam vremena“,
„Napravit ćemo kad budemo imali vremena“,
„Kako je vrijeme proletjelo“,
„Moramo bolje organizirati vrijeme“,
i ona svima poznata: „Vrijeme je novac.“
Vjerojatno zato što je toliko dragocjeno i nikad ga nema dovoljno. U toj je utrci s vremenom opća umreženost svijeta svakako olakšala proces komunikacije. Ako uzmemo u obzir koliko se jednostavno informacije prenose s jedne strane svijeta na drugu digitalnim putem i koliko je takva vrsta komunikacije brža i jeftinija, pomalo je začuđujuć podatak da velik broj tvrtki i dalje koristi papirnatu razmjenu dokumenata. Svaka tvrtka želi biti konkurentna na tržištu i održavati dobre odnose s osobama, organizacijama ili institucijama čiji su interesi vezani za aktivnosti poslovanja tvrtke. Za uspješnu suradnju potrebna je pedantnost i vrijeme, a papirnata razmjena dokumenata podložna je pogreškama i kašnjenjima.
Ali kako ne bismo dalje trošili vrijeme na riječi, ilustrirali smo konkretne brojke potrošnje vremena uslijed obrade ulaznih papirnatih i elektroničkih dokumenata.
Iz ilustracije je vidljivo da je za obradu jednog papirnatog računa potrebna dvadeset i jedna minuta. Čini se malo previše za samo jedan račun, zar ne? Što se onda mijenja s elektroničkom razmjenom dokumenata? Brojni procesi obrade se automatiziraju, a ostali se skraćuju. A navedene dvije i pol minute su sve minute potrebne da bi se obradio elektronički račun.
Hajdemo još objasniti uštedu vremena na konkretnom broju obrade ulaznih elektroničkih dokumenata. Uzmimo da jedan mjesec zahtijeva obradu 3.300 dokumenata. Kako bi se obradio taj broj ulaznih papirnatih dokumenata, potrebno je 144 čovjek dana (u čovjek dane ulazi osmosatni radni dan). Kod elektroničkog načina obrade koji zahtijeva 2,5 minuta po dokumentu, dobiva se računica od 17 čovjek dana. I za kraj malo osnovne matematike: kad oduzmemo broj čovjek dana potrebnih za obradu papirnatih dokumenata i broj čovjek dana potrebnih za obradu elektroničkih dokumenata, dobivamo konkretnu uštedu od 127 čovjek dana.
Sumnjamo da postoji i jedna tvrtka koja u nekom trenutku poslovanja nije promišljala o tome kako da smanji nepotrebno trošenje resursa, ali vjerojatno dobar dio njih nije osvijestio potencijal uštede koju donosi elektronička razmjena dokumenata. Čak i da govorimo samo o uštedi vremena (a ne govorimo jer su prednosti mnogobrojne i o njima ćemo nekom drugom prilikom), višak koji nastaje tranzicijom na e-poslovanje znači da se to vrijeme može produktivno uložiti. Ne morate izmišljati jedinstven, nikad viđen način poslovanja da biste bili uspješni; uložite vrijeme u unaprjeđenje kvalitete poslovanja, poboljšanje odnosa s kupcima i ostalim interesno-utjecajnim skupinama i to će vas učiniti posebnim na tržištu.
A za slučaj da su vas svi ovi brojevi ipak umorili, rezimirajmo malo rečeno. E-poslovanjem dobivate učinkovitog pomoćnika u borbi protiv neučinkovitog poslovanja, a prelaskom na elektroničko poslovanje prelazite na pametno poslovanje koje štedi vrijeme i novac. I ako smo ustanovili da je vrijeme novac, zapravo štedite novac na kvadrat. A tko to ne želi?
Autor: Nino Strajher, direktor, Omnizon Networks
Ako želite pratiti redovite teme iz svijeta elektroničke razmjene dokumenata, zanimljivosti iz područja novih tehnologija i optimizacijskih rješenja, pratite nas na LinkedInu, Facebooku ili se pretplatite na naš blog.